Dan, poln sestankov: zakaj si po njem prazen, čeprav nisi nič naredil

Pol šestih popoldne. Zapreš zadnji klic, odložiš slušalke in pogledaš seznam opravil, ki si ga zjutraj napisal z dobrim namenom. Na njem ni prečrtana niti ena stvar. Od devetih do zdaj si bil na sedmih sestankih, odgovoril si na nekaj deset sporočil vmes, nekomu si dvakrat razložil isto stvar, enkrat si gasil požar, ki ga ni zanetil nihče od navzočih. In vendar se ti zdi, da nisi naredil ničesar.

»Kako sem lahko tako utrujen,« se vprašaš, »če sem cel dan samo sedel in govoril?«

To vprašanje slišim pogosteje, kot bi pričakovala. Navadno ga spremlja tihi očitek: da si slabo organiziran, da ne znaš postaviti prioritet, da drugi zmorejo več. V tem zapisu bi rada pokazala, da je utrujenost po dnevu sestankov zelo resnična in da ima jasne vzroke — v tem, kako deluje pozornost, v tem, kaj od nas zahtevajo zasloni, in v tem, kaj se na sestankih dogaja med ljudmi. Delo, ki ga ne vidiš na seznamu, je še vedno delo.

Utrujenost, ki je ni v koledarju

Koledar pokaže sestanke kot lepo razporejene pravokotnike: eden za drugim, po pol ure ali uro. Ne pokaže pa tistega, kar se dogaja med njimi in v njih. Vsak sestanek pomeni, da moraš priti v novo temo, ugotoviti, kdo je v sobi in kaj od tebe pričakuje, slediti pogovoru, se odločiti, kdaj boš kaj rekel, in ob koncu nekaj odnesti s sabo. Potem pa vse to v dveh minutah odložiti in začeti znova.

Steven Rogelberg in sodelavci so v raziskavi, objavljeni leta 2006, pokazali, da je število sestankov, ki jih ima človek v dnevu, povezano z večjo utrujenostjo in občutkom preobremenjenosti — še posebej pri ljudeh, ki jim je zelo pomembno, da svoje naloge dokončajo. To je zanimivo: ne utrujajo samo sestanki, ampak tudi napetost med sestanki in delom, ki med njimi čaka in ga ni mogoče narediti.

Kadar pa so sestanki na zaslonu, se pridruži še nekaj. Jeremy Bailenson s Stanforda je leta 2021 v teoretičnem članku naštel štiri razloge, zakaj so lahko videoklici posebej naporni: ves čas te od blizu gledajo obrazi, več se moraš truditi pri pošiljanju in branju neverbalnih znakov, ves dan gledaš samega sebe kot v ogledalu, in sedeti moraš na istem mestu, da ostaneš v kadru. O vsakem od teh vzrokov bom rekla še nekaj, a že zdaj je jasno: »samo sedel in govoril« ni samo sedenje in govorjenje.

Preklop ni zastonj

Psihologi že več desetletij raziskujejo, kaj se zgodi, ko človek preklopi z ene naloge na drugo. Ugotovitev je presenetljivo enotna: preklop ima ceno. Ko preideš na novo nalogo, se moraš ne samo spomniti, kaj je treba narediti, ampak tudi »pospraviti« pravila prejšnje naloge in naložiti nova. To traja, tudi če traja le delček sekunde, in ta čas se sešteva. Stephen Monsell je ugotovitve teh raziskav povzel leta 2003, Joshua Rubinstein, David Meyer in Jeffrey Evans pa so že leta 2001 pokazali, da je cena preklopa večja, kadar so naloge zahtevnejše ali manj znane.

Dan, poln sestankov, je dan nenehnih preklopov. Ob devetih proračun, ob pol desetih nov sodelavec, ob desetih pritožba stranke, ob enajstih strategija za prihodnje leto. Vsaka od teh tem zahteva drugačen način razmišljanja, drugačen ton in drugačen del tebe. Ko se zvečer počutiš, kot da so te razvlekli na vse strani, to ni metafora. Tako je tvoja pozornost preživela dan.

Ostanek pozornosti

Sophie Leroy je leta 2009 opisala pojav, ki ga je poimenovala ostanek pozornosti (attention residue). Ko preklopiš z naloge, ki je nisi dokončal, del tvoje pozornosti ostane pri njej. Fizično si že na naslednjem sestanku, v mislih pa še vedno pišeš zaključek prejšnjega. V njenih poskusih so ljudje, ki so prejšnjo nalogo pustili nedokončano, slabše opravili naslednjo.

Na dnevu sestankov se ostanki kopičijo. Skoraj noben sestanek se ne konča zares — vsak pusti za sabo vprašanje, nalogo ali nelagodje. Ob petih tako sediš na sedmem sestanku z ostanki šestih prejšnjih. Ni čudno, da si ga komaj slišiš. In ni čudno, da se zvečer ne moreš lotiti tistega enega pravega opravila: pozornost, ki bi ga potrebovala, je razdeljena po celem dnevu.

Leroy in Theresa Glomb sta leta 2018 pokazali tudi, kaj pomaga: preden preklopiš, si na kratko zapišeš, kje si ostal in kaj je naslednji korak. Temu sta rekli načrt za nadaljevanje. Glava se tako lažje odlepi, ker ve, da stvar ni izgubljena. Na to se bom vrnila v vaji.

Videoklici: kaj vemo in česa še ne

Tu bi rada bila previdna. Bailensonov članek iz leta 2021 je teoretičen: postavlja razumne razlage, zakaj bi lahko bili videoklici naporni, ne dokazuje pa jih dokončno. Raziskovalna skupina okrog njega je potem razvila vprašalnik za merjenje utrujenosti od videoklicev, da bi te razlage lahko preverjali. Prvi izsledki so v skladu s pričakovanji, a področje je mlado in marsikaj še ni jasno — na primer, koliko je utrujenost posledica zaslona in koliko preprosto tega, da imamo zdaj več sestankov kot prej.

Zato ne bi trdila, da so videoklici »slabi«. Pravim le, da imajo nekaj značilnosti, ki jih živ sestanek nima: obraz sogovornika, ki je na zaslonu bliže, kot bi ga kdaj pustil v resnici; ogledalo, v katerem se ves čas vidiš in ocenjuješ; in telo, ki se ne sme premakniti, da ne izgine iz kadra. Vsaka od teh stvari je majhna. Skupaj, sedemkrat na dan, niso več majhne.

Nekaj od tega se da preprosto spremeniti. Če lahko, skrij pogled nase. Pri sestankih, kjer te ni treba videti, izklopi kamero. Pri telefonskih klicih vstani in hodi. To niso velike rešitve, a telesu povedo, da ni ujeto.

Sestanek kot oder, na katerem igra ves sistem

Vse doslej je bilo o pozornosti in zaslonih. V relacijski družinski terapiji, v kateri se izobražujem, pa me zanima še nekaj: kaj se na sestankih dogaja med ljudmi. Delovno mesto je sistem, podoben družini. Ima vloge, zavezništva, nenapisana pravila in trikotnike. In sestanek je prostor, kjer se ves ta sistem pokaže hkrati, v živo, pred vsemi.

Na sestanku ne poslušaš samo vsebine. Opaziš, da je vodja ob predlogu ene sodelavke prekrižal roke. Opaziš, da dva iz drugega oddelka že tretjič izmenjata pogled. Veš, katere teme se ne odpira, kdo se bo užalil, če ga ne omeniš, in kdaj je treba nekaj omiliti, da ne bo izbruhnilo. Sociologinja Arlie Hochschild je za tovrstno delo — uravnavanje lastnih čustev, da bi v drugih vzbudil pravo razpoloženje — skovala izraz čustveno delo. Na dnevu, polnem sestankov, ga opraviš zelo veliko.

Še posebej, če imaš v sistemu vlogo tistega, ki gladi. Ljudje, ki so odraščali v napetih družinah, imajo pogosto izjemno natančen radar za razpoloženje drugih — v strokovnem jeziku temu lahko rečemo hipervigilanca. Na sestanku je ta radar ves čas prižgan. Človek sicer navzven deluje mirno, a znotraj spremlja vse in vse uravnava. Ni čudno, da je po tem izčrpan, četudi je izrekel le nekaj stavkov. O tem, kako se ta vzorec pokaže v odnosih nasploh, sem pisala v zapisu Ugajanje drugim: ko je tvoja vrednost v rokah drugih; o tem, zakaj kdo na sestankih raje molči, pa piše zapis Na sestankih molčiš: zakaj ne poveš, kar misliš.

Zakaj se ti zdi, da nisi naredil nič

Utrujenost je eno. Drugo je občutek praznine — da je bil dan izgubljen. Ta občutek ima svojo logiko. Večina od nas meri svoj dan po stvareh, ki jih lahko pokažemo: poslan dokument, oddan projekt, prečrtana vrstica. Sestanki pa redko pustijo kaj otipljivega. Njihov izdelek so odločitve, uskladitve in odnosi — vse stvari, ki so nujne, a nevidne.

Pri ljudeh, katerih vrednost je tesno povezana z učinkovitostjo, ta nevidnost boli. Zvečer, ko je dan končan, ne mislijo »danes sem pomagal, da se je ekipa zedinila«, ampak »danes nisem nič naredil«. In potem ostanejo v službi ali se zvečer usedejo za računalnik, da bi »vsaj nekaj« opravili. Tako se dan sestankov podaljša v večer dela, večer dela pa v slabši spanec. Pogovor, ki ga verjetno poznaš (sestavljen, ne gre za resnično osebo):

»Že spet za računalnikom? Saj si bil ves dan v službi.«
»Ves dan sem bil na sestankih. To ni isto.«
»Kaj pa je bilo potem?«
»Ne vem. Govorjenje. Zdaj moram še delati.«
»In kdaj boš počival?«
»Ko bo narejeno.«

»Ko bo narejeno« je stavek, ki se na dnevih sestankov nikoli ne izpolni, ker je delo vedno potisnjeno v čas, ki naj bi bil za počitek. Ta vzorec je pogost pri tistih, ki navzven vse obvladajo, znotraj pa ves čas tečejo — opisan je v zapisu Visoko funkcionalna tesnoba.

Čas za globoko delo kot meja

Cal Newport je v knjigi Deep Work (2016) opisal razliko med plitkim in globokim delom. Plitko delo so sporočila, usklajevanja, kratka opravila, ki jih lahko narediš tudi raztresen. Globoko delo je tisto, ki zahteva nepretrgano pozornost: pisanje, načrtovanje, reševanje zahtevnega problema. Prav to delo je tisto, ki ga na dnevu sestankov zmanjka — ker zanj potrebuješ neprekinjen čas, ki ga koledar ne ponudi.

Če želiš, da globoko delo dobi prostor, ga je treba zaščititi enako kot sestanek. Blok časa v koledarju, ki ga drugi vidijo kot zaseden. Dopoldne brez klicev. Dan v tednu, ko se sestanki ne sklicujejo. To ni samo stvar organizacije, ampak meja — in kot vsaka meja v sistemu bo verjetno naletela na odpor. Kratka razlaga, zakaj, je v bazi znanja pod geslom meje.

Če si v ekipi vodja, imaš tu posebno moč. Kako je razporejen tvoj koledar, je za ekipo signal, kaj je normalno. Če imaš ti sedem sestankov na dan, bodo ljudje okoli tebe težko zagovarjali svojo prazno dopoldne.

Vaja: dan s sestanki, ki te ne izprazni do dna

Te vaje ni treba narediti popolno. Izberi en dan v naslednjem tednu, ko imaš veliko sestankov, in poskusi z vsemi petimi koraki.

1. Zjutraj si zapiši eno stvar, ki je prava. Ne seznam desetih opravil, ampak eno stvar, ki bi ti dala občutek, da je bil dan tvoj. In zanjo poišči vsaj pol ure v koledarju — tudi če jo moraš zapisati kot sestanek s samim sabo.
2. Ob koncu vsakega sestanka si vzemi minuto za načrt nadaljevanja. V eno vrstico zapiši, kje si ostal in kaj je naslednji korak. Tako pomagaš glavi, da se odlepi.
3. Med sestanki vstani. Tudi če imaš le dve minuti: pojdi do okna, natoči si vode, pretegni se. Telo naj dobi znak, da se je eno končalo in se začenja drugo.
4. Na sestanku opazuj, koliko »bereš sobo«. Ne da bi to spremenil — samo opazi. Kje si spremljal razpoloženje drugih, kje si nekaj omilil, kje si zadržal misel. To je delo, ki si ga opravil.
5. Zvečer napiši dva seznama. Na enega, kaj si naredil vidno. Na drugega, kaj si naredil nevidno: odločitve, pri katerih si pomagal, napetosti, ki si jih pomiril, ljudi, ki si jih podprl. Potem si dovoli, da je dan končan.

Zadnji korak se mnogim zdi najtežji. Ko si dovoliš priznati nevidno delo kot delo, se pogosto zmanjša tudi potreba, da bi zvečer še »nekaj naredil«. Kaj pa pomaga v času po delu, je opisano v geslu počitek.

Kje ta razlaga ne zadošča

Nočem, da bi ta zapis zvenel, kot da so sestanki vedno slabi. Nekateri sestanki so delo samo: tam se sprejmejo odločitve, uskladijo ljudje, ki bi sicer delali drug mimo drugega, in včasih tudi preprečijo konflikti, ki bi stali veliko več kot ura pogovora. Nekaterim ljudem je stik z drugimi vir energije, ne napor — po dnevu pogovorov so poživljeni, po dnevu samote pa izčrpani. Za njih je ta zapis le delno resničen.

Tudi raziskave, ki sem jih navajala, imajo meje. Pojma ostanka pozornosti in cene preklopa sta dobro raziskana v laboratoriju, a vsakdanje delo je bolj zapleteno kot poskus. O utrujenosti od videoklicev, kot sem že rekla, vemo manj, kot se včasih piše. Zato te vabim, da ta spoznanja uporabiš kot ogledalo, ne kot sodbo: preveri, kaj od tega velja zate.

In kadar utrujenost ni le na dneve sestankov, ampak je vsak dan, tudi ob vikendih in na dopustu, potem razlaga verjetno ni v koledarju. Takšna izčrpanost je lahko znak izgorelosti, depresije ali telesne bolezni — od pomanjkanja železa do motenj ščitnice. Če traja več tednov, se pogovori z osebnim zdravnikom. O znakih, da gre za več kot slab teden, piše zapis Izgorelost ni lenoba: znaki, da tvoj živčni sistem prosi za premor. In če se ti zdi, da te najbolj izčrpa vloga, ki jo imaš v ekipi, ne sestanki sami, je zate morda bližji zapis Zakaj izgorevajo prav najbolj odgovorni in zanesljivi.

Kaj si zapomni

• Utrujenost po dnevu sestankov je resnična: vsak preklop ima ceno, nedokončane teme pa za sabo puščajo ostanek pozornosti.
• Videoklici imajo nekaj dodatnih obremenitev, a raziskave o njih so še mlade — razlage jemlji kot možne, ne kot dokončne.
• Na sestanku ne poslušaš le vsebine, ampak bereš ves sistem. To čustveno delo je delo, četudi ga ni na seznamu.
• Čas za globoko delo je meja, ki jo je treba zaščititi enako kot sestanek.
• Če je utrujenost prisotna vsak dan in več tednov, razlaga verjetno ni v koledarju — pogovori se z zdravnikom.